KYB explicado a quem vai ser verificado
Do outro lado da verificação está uma pessoa a tentar perceber a sua empresa a partir de documentos. Este artigo explica o que ela procura e como facilitar-lhe o trabalho.
KYC — know your customer — é a verificação de uma pessoa. KYB — know your business — é a verificação de uma empresa, e é substancialmente mais trabalhosa, porque uma empresa pode esconder pessoas atrás de camadas de titularidade.
Se a sua empresa vai contratar com um banco, um prestador de pagamentos, um cliente institucional ou um fundo, vai passar por isto. Perceber o que o analista procura poupa semanas.
O que está a ser verificado
Que a entidade existe e está regular. Registo comercial válido, sede confirmada, situação contributiva e fiscal regularizada. Sociedades com registo suspenso, sede não confirmável ou dívidas em execução travam de imediato.
Quem controla a entidade. Não é o gerente: é o beneficiário efetivo, a pessoa singular que em última instância detém ou controla a sociedade. Em estruturas simples é evidente. Em estruturas com holdings, sócios estrangeiros ou participações cruzadas, exige que alguém desenhe a cadeia — e esse alguém é melhor que seja você.
Quem representa a entidade. A pessoa que assina tem poderes para o fazer? A forma de obrigar consta do registo e é verificada. Um contrato assinado por quem não obriga a sociedade é um contrato com problema.
O que a entidade faz. A atividade declarada bate certo com o objeto social, com o código de atividade e com o que o website mostra? Divergências aqui geram sempre perguntas.
Se há exposição a risco. Rastreio de listas de sanções, de pessoas politicamente expostas e de notícias adversas, sobre a empresa e sobre os beneficiários efetivos.
O que costuma correr mal
A cadeia de titularidade não fecha. É a causa número um de atraso. Se houver mais de um nível societário, prepare um diagrama de uma página que vá da sociedade até às pessoas singulares, com percentagens.
Os documentos estão desalinhados. Morada da certidão diferente da morada fiscal. Nome com grafia diferente entre documentos. Data de nomeação da gerência que não bate certo. Cada divergência é uma ronda de emails.
Falta explicar o modelo de negócio. O objeto social é escrito por um jurista e serve para outra coisa. Escreva um parágrafo em linguagem comum: quem são os clientes, o que compram, quanto pagam, com que frequência, e de onde vêm os pagamentos.
Documentos em várias línguas sem tradução. Se a estrutura envolver jurisdições diferentes, antecipe traduções certificadas dos documentos essenciais.
Como preparar-se, uma vez, para todas as vezes
Monte um dossiê permanente e mantenha-o actualizado. Deve conter:
- Certidão de registo comercial actual, ou o respectivo código de acesso
- Declaração de beneficiário efetivo
- Diagrama da estrutura societária
- Identificação e comprovativo de morada de gerentes e beneficiários efetivos
- Comprovativo da morada da sede
- Declaração de início de atividade e situação regularizada perante Finanças e Segurança Social
- Descrição do modelo de negócio em linguagem comum
- Políticas internas aplicáveis
Com este dossiê montado, um pedido de KYB deixa de ser um projeto de duas semanas e passa a ser um email de dez minutos. É exactamente para isso que serve manter um Trust Center: não para impressionar, mas para já ter a resposta pronta quando a pergunta chegar.